Vamos  a comenzar entonces por la primera categoría de e-mails que a su vez se divide en 3 sub-categorías como sigue:

  1. ACCIÓN REQUERIDA
    1. Acción inmediata o urgente
    2. Acción diferida
    3. Acción a delegar

1.            ACCIÓN REQUERIDA

Se clasifican en “Acción requerida” los correos que requieren de un seguimiento, ya sea urgente, moderado, diferido o que no dependa de nosotros mismos. Estos e-mails, por supuesto, no entran en las otras dos categorías: “Para tu información” y “Correo basura”.

Un ejemplo sencillo de este tipo de correo sería un colega o un cliente pidiéndote información sobre algún proyecto o producto. Por supuesto, dependiendo del contexto, tú decidirás si es necesario responder enseguida o si puede esperar.

a)      Acción inmediata o urgente

Voy a hacer una pausa aquí, porque es muy probable que haya uno o dos e-mails (incluso más) en tu bandeja de entrada que están clasificados como urgentes, o alta prioridad, por la persona que lo envía.

Sólo tú podrás saber si el correo es verdaderamente urgente y de hecho es tu responsabilidad tomar este tipo de decisiones.

Por mi parte, yo tomo una acción inmediata cuando el correo responde a uno de los criterios siguientes:

  • Me toma menos de 1 minuto procesar y accionar. No vale la pena dejar para más tarde un correo que tome menos de 1 minuto en responder porque entonces estarías procesándolo dos veces.
  • Tiene que ser respondido dentro de un corto límite de tiempo. Si tienes hasta las 10:00 AM para responder un e-mail y son las 09:45 AM, creo que es lógico que se le dé prioridad.
  • Se trata de un asunto urgente. Este tipo de correo hace que pares todo lo que estás haciendo y te dediques exclusivamente a resolver una situación de urgencia. Por suerte, no todos los días llegan correos así. O por lo menos eso espero, por tu bien…
  • Viene de tu jefe o de un superior. Aquí se trata de prioridades, pero también de gestión vertical. ¿Asumo que no quieres ser visto por tus superiores como alguien que no sabe distribuir bien su tiempo y manejar bien sus prioridades?

b)      Acción diferida

Clasifico en acción diferida los correos cuya respuesta depende de mí, pero que no tienen que ser tratados inmediatamente. La norma es que un correo no urgente se responda dentro de las 24 horas de ser recibido. Este margen de tiempo nos deja espacio para decidir nosotros mismos el momento más apropiado para procesarlo. Por otro lado, a veces necesitamos de una información que no podemos tener hasta dentro de un tiempo determinado…

Pueden entrar en esta categoría los correos que corresponden a los criterios siguientes:

  • Me toma más de un minuto procesar y accionar. Leer un correo de forma diagonal y entender de qué se trata toma unos 20 segundos. Si te toma más de 1 minuto responderlo y no es urgente, entonces vale la pena dejarlo para más tarde.
  • Puede ser respondido en un espacio de tiempo más amplio. En este caso es mejor concentrarse en otras prioridades y dejar estos correos para un bloque de tiempo diseñado exclusivamente para los e-mails.
  • Tiene que ser tratado en otro momento. Digamos que se trata de un asunto que tiene que ser tratado dentro de una semana, o que necesitas buscar más información antes de responder. En este caso recomiendo dos cosas: primero, escribir enseguida al remitente confirmando recepción y mencionándole cuándo vas a hacer un seguimiento (esto toma menos de 1 minuto); segundo (muy importante hacer esto enseguida), ponerte una nota en el calendario para no olvidar hacer el seguimiento.

c)       Acción delegada

Esta es por supuesto la categoría más sencilla. Si tú no eres la persona más indicada para responder o hacer seguimiento a este e-mail, simplemente reenvíalo a la persona correcta con tus comentarios. En este caso aconsejo poner en copia al remitente y mencionar la razón del renvío. De esta manera el próximo correo podría ir directamente al buen destinatario, sin tomar de tu tiempo.

Es todo por hoy, déjame saber qué piensas.

En el próximo “post” hablaré de las categorías “Para tu información” y “Correo basura”.