¿Cuántos correos llegan a tu bandeja de entrada cada día? ¿100, 200, 300? ¿Cómo haces para pasar a través de todos y aún tener tiempo para tantas otras prioridades?

Sígueme si quieres, que voy a compartir contigo muchos trucos y conocimientos para que tomes control de tu bandeja de entrada. Porque sí, puedes tomar control de tu bandeja de entrada. Vas a ganar en productividad y tus colegas, y tu jefe, van a notarlo.

Pero antes quisiera que tengas en cuenta algunos puntos importantes:

  1. 80% de los correos en tu bandeja de entrada se pueden procesar en menos de 1 minuto.
  2. Los correos no son tu única prioridad; hay prioridades más importantes a las que tienes que dedicar tiempo.
  3. No todos los correos que recibes tienen que ser necesariamente dirigidos a ti.
  4. El teléfono existe – por si lo habías olvidado – y se complementa perfectamente con los e-mails.
  5. El tiempo es el único recurso que no se puede recuperar, utilízalo bien.

Y bueno, no le demos más vueltas al asunto.

Primero, lo que deberías hacer es clasificar todos los correos en tu bandeja de entrada dentro de las 3 categorías siguientes:

  1. Acción requerida.
  2. Para tu información.
  3. Correo basura.

Hazlo ahora mismo, mira en tu bandeja de entrada y trata de clasificar todos tus correos. Si puedes, imprime tu bandeja de entrada* y escribe al lado de cada e-mail el # de la categoría que le corresponde. Este simple ejercicio te va a ayudar a entender mejor la dinámica de los correos que recibes durante el día.

En el próximo artículo, voy a profundizar en la primera categoría: “Acción requerida”, que a su vez se va a dividir en 3 subcategorías: “Acción inmediata (urgente)”, “Acción diferida” y “Acción a delegar”.

*Como imprimir la bandeja de entrada (MS Outlook 2010)