Ya sea para anunciarnos una nueva política de la compañía o para mantenernos informados sobre la evolución de un proyecto, el volumen que puede crear este tipo de correos puede ser importante. Además, puede que tome más tiempo procesarlos (leerlos, entenderlos y decidir qué hacer con ellos), porque tienden a ser correos con mucha información.

La mayoría se deben archivar para consultación posterior, pero algunos nos llegan por equivocación, mal práctica o simplemente desinformación. Por lo tanto, hay algunas buenas costumbres que nos pueden ayudar con estos correos. Ver a continuación:

  • Crearse un espacio de tiempo para leerlos con calma y entenderlos bien. Este tipo de e-mails no requieren de mucho esfuerzo mental. Por lo tanto, es aconsejable que se procesen durante un periodo del día en que somos menos productivos. Por ejemplo en la tarde.
  • Archivarlos de manera que se puedan encontrar rápidamente. De nada te sirve tener la información si cuando la necesitas no recuerdas dónde la guardaste. Un truco que me ha funcionado muy bien es cambiarles el asunto por uno que me será fácil encontrar más tarde con una simple búsqueda.
  • Elimina progresivamente los correos innecesarios. Si recibes un correo que contiene información que no es de tu interés o utilidad, nada te impide responder a la persona que lo envía y explicarle que no es necesario que te copie para este tipo de información en el futuro.
  • Refuerza positivamente cuando recibes información que es crítica para ti. Cuando recibes un correo que sí contiene información que te interesa, agradece a la persona que lo envió e incítala a que siempre te mantenga al tanto con este tipo de información.

Aplicando estas buenas prácticas puedes maximizar la productividad de tu bandeja de entrada. En lo que respecta a los correos informativos, la idea es educar a tu entorno (colegas, jefes, etc.) en cómo tratar la información que se te envía. Si encuentras resistencia, explica que estás simplemente tratando de aumentar tu productividad, eliminando pérdidas de tiempo en el procesamiento de e-mails innecesarios. Al mismo tiempo, te estás asegurando de que sí recibes la información que te concierne.

En el próximo artículo, veremos rápidamente la 3ª categoría, los “Correos basura”.

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